ניהול הגדרות ארגון

ארגון ב-MoneyFlow הוא מסגרת קבוצתית של כמה יועצים שעובדים יחד — סוכנות פיננסית, "ייעוץ X", "משפחה בפלוס" — עם מנהל ארגון אחד ששולט בצוות, בלקוחות ובהרשאות. המדריך הזה מלווה אתכם מהצד שלכם כיועצים: איך פותחים ארגון, איך מזמינים צוות, ואיך מנהלים אותו ביום-יום.

תהליך ההקמה — מבט-על

שלב 1 — בקשה וקבלת קישור לטופס

פנו לצוות MoneyFlow דרך התמיכה ובקשו לפתוח ארגון. בתגובה תקבלו מייל עם קישור אישי למילוי טופס הקמת ארגון.

שלב 2 — מילוי טופס ההקמה

הטופס בכותרת "טופס הקמת ארגון" מחולק ל-5 לשוניות, ונשמר אוטומטית תוך כדי הקלדה — אפשר לסגור באמצע ולחזור מאותו קישור. בראש הטופס פס התקדמות באחוזים, וחיווי שמירה ("נשמר {שעה}" / "שומר...").

לשונית 1 — איש קשר

פרטי מנהל הארגון: שם מלא, ת.ז., טלפון, ואימייל ליצירת קשר.

לשונית 2 — ארגון

• שם הארגון — איך הוא יוצג ללקוחות.
• קוד ייחודי — זו כתובת הקישור של הארגון. באותיות אנגליות קטנות, 3–40 תווים, עם ספרות ומקפים בלבד. אפשר גם ללחוץ לייצר אותו אוטומטית.
• דומיין מותאם (אופציונלי) — אם יש לכם דומיין משלכם שתרצו להפנות.
• טקסטים נוספים: סלוגן, תקציר פוטר, שם השולח במיילים, אימייל לתמיכה, וקישורי רשתות חברתיות (בקיפול נפרד).

לשונית 3 — ישות משפטית

לצורך אימות זהות העסק: שם משפטי, סוג ישות (חברה בע"מ / עוסק מורשה / עוסק פטור וכו'), מספר ח.פ. / עוסק, מספר עוסק למע"מ (אופציונלי) וכתובת רשומה.

לשונית 4 — מיתוג

בוחרי צבע לעיצוב דפי הארגון: צבע ראשי, משני, הדגשה, רקע וטקסט. הכל אופציונלי — אפשר להשאיר ריק ולקבל את ברירת המחדל.

לשונית 5 — קבצים

העלאת לוגואים: לוגו צד, לוגו דף התחברות ו-Favicon. גם זה אופציונלי — אפשר להעלות לוגואים בשלב מאוחר יותר מעמוד ניהול הארגון.

שליחה לאישור

כפתור "שלח לאישור" נדלק ברגע שכל שדות החובה מולאו: שם הארגון, קוד ייחודי (בפורמט תקין), שם מלא, ת.ז., טלפון, שם משפטי, מספר ח.פ./עוסק, וסוג הישות. לחיצה עליו נועלת את הטופס לקריאה בלבד עם סטטוס "הוגש".

שלב 3 — סקירה ואישור

מהרגע ששלחתם, הכדור אצל צוות MoneyFlow. הוא יסקור את הפרטים ויאשר, או יחזיר אליכם עם בקשת שינוי (הערה מהמנהל תופיע בראש הטופס). אין מה לעשות בצד שלכם — חכו למייל.

מרגע שהארגון אושר:

• אתם הופכים אוטומטית למנהל הארגון.
• בתפריט הצד מופיעה קבוצה חדשה, הארגון, ובה סקירה, צוות, לקוחות הארגון, פגישות, סטטיסטיקות, מיתוג והגדרות.
• הלקוחות הקיימים שלכם עוברים אוטומטית להיות לקוחות הארגון.

עמוד "סקירה" — נקודת הפתיחה

בתפריט הצד, תחת הארגון ← סקירה. זה העמוד שממנו כדאי להתחיל כל יום: הוא אומר מה קורה בארגון ומה מחכה להחלטה שלכם.

• ארבעה מספרים למעלה — חברי צוות (כמה מהם מנהלים ומושעים), לקוחות בארגון (וכמה נשארו בלי יועץ פעיל), פגישות ב-7 הימים הקרובים ביומנים של חברי הצוות, והזמנות ממתינות. חברי הצוות, הלקוחות וההזמנות הם בדיוק המספרים שבעמוד צוות.
• דורש טיפול — רשימה קצרה של מה שפתוח, הדחוף ראשון: לקוחות שנשארו בלי יועץ, הזמנות שממתינות יותר משבוע, חברים מושעים, חברים שיש בכרטיס שלהם משהו לסדר (כניסה, התמחות או הרשאות), חבר בלי סוג פגישה פעיל, ונספח הפניות שלא נחתם. לחיצה על שורה מובילה בדיוק למקום שבו מטפלים בה. כשאין כלום, כתוב שאין.
• השלמת הקמת הארגון — הצעדים שהופכים ארגון לעובד: מיתוג, הזמנת חברי צוות, מנהל ארגון נוסף, התמחויות לניתוב לידים, סליקה לכל החברים וחתימה על נספח ההפניות. לכל צעד כתוב אם הושלם, ולחיצה מובילה אליו. כשכל הצעדים הושלמו, הרשימה נעלמת.

הכפתור "הזמנת חבר צוות" שבראש העמוד פותח את חלון ההזמנה ישירות מכאן.

שלב 4 — הזמנת חברי צוות

בעמוד צוות (בקבוצה הארגון שבתפריט הצד) לחצו "הזמנת חבר צוות". נפתח חלון הזמנה בשלושה חלקים:

1) כתובת האימייל

הקלידו את כתובת האימייל המלאה של מי שמצטרף, ואם תרצו גם את שמו. מתחת לשדה תופיע תשובה: אפשר להזמין, כבר נשלחה הזמנה, כבר חבר בארגון שלכם, או חבר בארגון אחר. אפשר להזמין גם מי שעדיין לא רשום ב-MoneyFlow. החלון לא מציג שמות או כתובות של משתמשים אחרים, ולכן אין בו רשימה לבחירה.

2) בחירת תפקיד

לכל תפקיד יש חבילת הרשאות מוכנה. אלה התפקידים:

3) היקף גישה ללקוחות

בוחרים מה החבר יראה:

לסיום לחצו "שלח הזמנה". נשלחת הזמנה למייל ולדשבורד; החבר יראה אותה בכניסה הבאה ויוכל לאשר או לדחות. ההזמנה מופיעה אצלכם תחת "הזמנות ממתינות", שם אפשר לשלוח אותה מחדש או לבטלה.

שלב 5 — ניהול שוטף של הצוות

עמוד צוות מציג למעלה כרטיסי סיכום (חברי צוות, לקוחות בארגון, דורשים תשומת לב, הזמנות ממתינות), את ההזמנות הממתינות ואת הלקוחות שנשארו בלי יועץ פעיל, ומתחתם טבלה אחת של חברי הצוות. שלוש תצוגות מעל הטבלה:

• כל הצוות — תפקיד, גישה ללקוחות, מספר לקוחות, כניסה אחרונה ומסלול.
• דורש תשומת לב — חברים מושעים, חברים שלא נכנסו 30 יום, חברים בלי תחום התמחות, וחברים שההרשאות שלהם שונות מהתפקיד.
• התמחויות ולידים — תחומי ההתמחות של כל חבר, אם הוא מקבל לידים חדשים, והמשקל שלו בניתוב.

אפשר לחפש לפי שם או אימייל, לייצא את הרשימה לקובץ, ולהציג גם חברים שהוסרו. לחיצה על חבר פותחת את כרטיס החבר: הפרטים וההרשאות שלו, עריכת תחומי ההתמחות והניתוב, והפעילות שנרשמה עליו.

הפעולות על חבר זמינות בתפריט ⋮ שבשורה שלו ובכרטיס החבר:

עריכת הרשאות

פותח את חלון "עריכת הרשאות". שם אפשר לבחור תבנית תפקיד (אחד מהתפקידים שלמעלה), להגדיר את היקף הגישה ללקוחות (רק לקוחות משויכים אליי / כל הלקוחות בארגון), ולכוונן הרשאות פרטניות לפי קבוצות: לקוחות, עסקאות, טפסים ושאלונים, משכנתא ובנקים, מסמכים, תקשורת, פיננסים פנימיים וניהול ארגון. בתחתית החלון מופיע סיכום בשפה פשוטה של מה שהחבר לא יוכל לעשות עם ההגדרות שבחרתם.

העברת לקוחות

מעביר לקוחות מהחבר ליועץ אחר בארגון — שימושי כשמשנים חלוקת עבודה, בלי להסיר את החבר.

מינוי למנהל ארגון / ביטול הרשאת ניהול

מינוי למנהל ארגון נותן לחבר גישה מלאה כמו שלכם — כולל כל לקוחות הארגון, הזמנת חברים, עריכת הרשאות וניהול שוטף. אפשר לבטל את הרשאת הניהול בכל עת; החבר חוזר להרשאות ולהיקף הלקוחות שהיו לו לפני המינוי.

השעיה / הפעלה מחדש

חבר מושעה נשאר בארגון, אבל אינו יכול לפעול בו ולא רואה את לקוחות הארגון — מתאים לחופשה ממושכת או לבירור. הלקוחות שלו נשארים משויכים אליו. "הפעלה מחדש" מחזירה את ההרשאות שהיו לו.

הסרה מהארגון

מוציא את החבר מהארגון. אם משויכים אליו לקוחות, המערכת מציגה אזהרה עם מספרם ומחייבת אתכם לבחור לאן הם עוברים:

עמוד "לקוחות הארגון"

בתפריט הצד, תחת הארגון ← לקוחות הארגון: כל הלקוחות של חברי הצוות ברשימה אחת.

• יועץ אחראי לכל לקוח, וסינון לפי יועץ.
• העברה מרובה: מסמנים לקוחות, לוחצים העברה ליועץ ובוחרים יועץ יעד. העסקאות עוברות יחד עם הלקוחות.
• לקוחות בלי יועץ פעיל לא מופיעים ברשימה. מעליה מופיעה הודעה עם מספרם, וקישור לעמוד צוות, שבו משייכים אותם.

ברשימת הלקוחות הרגילה, מי שרואה את כל לקוחות הארגון מקבל מתג כל הארגון / הלקוחות שלי.

עמוד "פגישות"

בתפריט הצד, תחת הארגון ← פגישות: הפגישות של כל חברי הצוות, שבוע אחרי שבוע.

• שבוע או רשימה. בשבוע כל חבר מופיע בצבע משלו. בטלפון העמוד נפתח ברשימה.
• סינון לפי חבר. ליד כל שם מופיע מספר הפגישות שלו בשבוע.
• פגישה קבוצתית מופיעה פעם אחת, עם מספר המשתתפים.
• זמן אישי ומשימות מופיעים כ"תפוס", בלי כותרת ובלי פרטים.
• מה לא מופיע: יומני Google ו-Outlook של חברי הצוות לא נשמרים במערכת, ולכן לא מוצגים. פגישות מ-Calendly כן מופיעות.

מתחת ליומן מופיעים סוגי הפגישות שחברי הצוות מציעים, עם קישורי הזמנה לשיתוף. גם בכרטיס של כל חבר יש לשונית פגישות עם היומן שלו בלבד.

עמוד "סטטיסטיקות"

בתפריט הצד, תחת הארגון ← סטטיסטיקות. אותם מספרים שמופיעים בעמודי הצוות, הלקוחות והפגישות.

• נכון להיום: לקוחות בארגון, חברי צוות, עסקאות פתוחות, לידים פתוחים.
• בטווח (7, 30 או 90 יום, החודש או השנה): לקוחות חדשים, פגישות שהתקיימו (כמה לא הגיעו וכמה בוטלו), פגישות וידאו, לידים חדשים.
• לפי חבר צוות: טבלה, ולחיצה על שורה פותחת את כרטיס החבר.
• משפך לידים: כמה לידים בכל שלב. אנשי קשר שנוצרו בייבוא מערכתי אוטומטי לא נספרים כלידים.

עמוד "מיתוג"

בתפריט הצד, תחת הארגון ← מיתוג: הלוגואים, הצבעים, הסלוגן, הקישורים לרשתות ומייל התמיכה.

• ליד כל שדה כתוב איפה הוא מופיע. למשל: לוגו מסך הכניסה הוא גם הלוגו שבראש המיילים ללקוחות, והצבעים חלים על העמודים הציבוריים, המיילים וקבצי ה-PDF — לא על מסכי המערכת עצמה.
• תצוגה מקדימה של סרגל הצד, מסך הכניסה וראש המייל, לפני השמירה.
• שמירה שומרת רק מה ששיניתם. שדה שלא נגעתם בו לא נדרס, גם אם מישהו אחר עדכן אותו בינתיים.
• שם השולח במיילים נקבע אוטומטית: שם היועץ ושם הארגון.

עמוד "הגדרות"

בתפריט הצד, תחת הארגון ← הגדרות. עמוד אחד, בחלקים:

• פרטי הארגון — איש הקשר (שם, ת.ז., טלפון, אימייל) והישות המשפטית (שם משפטי, סוג ישות, ח.פ., מע"מ, כתובת). שמירה שומרת רק מה ששיניתם. הקוד הייחודי שבכתובות מוצג ואינו ניתן לשינוי, כי הוא מופיע בכל קישור שכבר נשלח.
• סליקה — דרך איזה חשבון Sumit כל חבר צוות גובה מלקוחות: חשבון משלו, חשבון הארגון, או שאינו יכול לגבות. כאן גם בוחרים את חשבון הארגון, שדרכו גובים מי שאין להם חשבון משלהם. לפני השמירה מופיע אישור שאומר כמה חברי צוות יושפעו, ולאן יעבור הכסף מהלקוחות שלהם.
• נספח הפניות — האם הארגון חתם, ומתי. החתימה עצמה נעשית בעמוד ההפניות, פעם אחת בשם כל הארגון.
• FlowBrain — הפרופיל העסקי המשותף, שחל על כלי ה-AI של כל חברי הארגון.
• קישורי תשלום — קישורי סליקה לפרסום, שאינם מקושרים ללקוח מסוים.
• יומן פעולות — מתעד אוטומטית כל פעולה ארגונית: הזמנות, השעיות, קידומים, הסרות, שינויי הרשאות, מיתוג ופרטי הארגון. בעדכון מיתוג או פרטים נרשם אילו שדות השתנו — לא הערכים עצמם.

טיפים למנהל ארגון חדש

בעיות נפוצות

"קיבלתי מייל אבל הקישור לא פותח כלום" ודאו שאתם מחוברים עם האימייל שאליו נשלחה ההזמנה. אם אתם מחוברים לחשבון אחר — התנתקו, או פתחו בדפדפן ללא סשן פעיל, והתחברו עם האימייל הנכון.

"מילאתי הרבה שדות והכפתור עדיין כבוי" בדקו ששדות החובה בכל הלשוניות מולאו — במיוחד סוג הישות והקוד הייחודי (בפורמט תקין). העלאת לוגו אינה נדרשת כדי לשלוח.

"חבר שהזמנתי לא קיבל את המייל" בקשו ממנו לבדוק בתיקיית הספאם. אם עדיין לא הגיע, לחצו "שלח מחדש" תחת ההזמנות הממתינות, ואם צריך — ודאו שהאימייל נכון ופנו לתמיכה.

"חבר אישר אבל אינו רואה את הלקוחות שלי" בדקו את היקף הגישה שלו. ברירת המחדל היא "רק לקוחות משויכים אליי"; אם רציתם שיראה את כולם, שנו בחלון ההרשאות ל"כל הלקוחות בארגון".

מה הלאה?

• סיור בלוח הבקרה של היועץ
• הגדרות היועץ — כל מה שאפשר להגדיר בחשבון
• רשימת הלקוחות — סינון וניהול
• איך מזמינים לקוח ראשון לפלטפורמה?