אשף ייבוא תנועות — שלב אחרי שלב

ייבוא התנועות הוא הצעד שהופך את MoneyFlow לתמונה אמיתית של הכסף שלכם. האשף מוביל שלב אחרי שלב — ארבעה שלבים בדיווח שוטף, חמישה במסלול השיקוף — ורוב התנועות מקבלות בו קטגוריה וסעיף לבד: מהזיכרון שלכם, מהסיווג שכבר כתוב בקובץ, או מה-AI. את מה שנשאר משלימים ידנית, והמערכת לומדת את זה לפעם הבאה.

אפשר להעלות כמה קבצים יחד — דוח תנועות מהבנק ופירוטים של כמה כרטיסי אשראי, או טווח ארוך של חודשים. כל הקבצים מתמזגים לייבוא אחד, וכל תנועה נכנסת לתקציב של החודש שלה.

איך מגיעים לאשף

בתפריט הצד לחצו על תקציב. משם יש שלוש דלתות, וכל אחת פותחת משהו קצת אחר:

שלב 1 — העלאת קבצים

בראש המסך נשאלת קודם השאלה "מה עושים עם הקבצים האלה?" ושני כרטיסים:

התג מומלץ עכשיו יושב על הכרטיס שמתאים למצב התקציב שלכם: כל עוד אין בו סכומים מתוכננים — על שיקוף; ברגע שיש תקציב — על דיווח שוטף. אפשר תמיד לבחור אחרת.

הורידו מאתר הבנק ומחברות האשראי את קובצי העסקאות, וגררו את כולם יחד לאזור ההעלאה — או לחצו בחירת קבצים וסמנו את כולם בבת אחת בחלון שנפתח. מתחת לאזור כתובות המגבלות: CSV, XLS, XLSX · עד 10MB לקובץ · עד 15,000 תנועות בסך הכול.

הקבצים מצטברים לרשימת "קבצים שנבחרו", אפשר להסיר משם קובץ בודד, ולסיום לוחצים בדיקת הקובץ (או בדיקת N הקבצים). הכפתור בודק בלבד — עדיין לא יובא דבר.

אם עזבתם ייבוא באמצע הסיווג, הוא מחכה לכם כאן תחת טיוטות שלא הושלמו — לחיצה על הטיוטה מחזירה אתכם ישר לטבלה עם כל מה שכבר סיווגתם. קובץ שכבר יובא ונשארו ממנו תנועות בחוץ מסומן שם יובא חלקית, עם מספר התנועות שלא נכנסו; פתיחה שלו מציגה רק אותן. ובתחתית המסך, כל הקבצים שהעליתי פותח את רשימת כל הייבואים שעשיתם עד היום. שני אלה קיימים באפליקציה; בייבוא מתוך צעד בפורטל אין טיוטות — ראו בשלב 3.

שלב 2 — מיפוי עמודות

בכל בנק וחברת אשראי העמודות מסודרות מעט אחרת, ולכן כאן מוודאים שכל עמודה זוהתה נכון. לכל קובץ יש שורה משלו; מה שזוהה בוודאות מקופל ("עוד N עמודות זוהו אוטומטית"), ופתוחות נשארות רק העמודות שדורשות בדיקה. לחיצה על שורת הקובץ פותחת גם תצוגה מקדימה של השורות הראשונות, כדי לראות שהזיהוי אכן מתאים.

הסוגים שאפשר לבחור לכל עמודה:

בדף חיוב של כרטיס אשראי יש שני תאריכים, ורק אחד מהם נכנס לתקציב: מועד החיוב. זה היום שבו הכסף באמת יצא מהחשבון, ולכן דף החיוב כולו נכנס לחודש אחד — החודש שבו שילמתם עליו — במקום להתפרס על שני חודשי לוח. תאריך עסקה מסומן לכן התעלם, ומופיע מתחת לבחירה הסבר קצר שאומר את זה. רוצים דווקא לפי תאריך הרכישה? בחרו תאריך על עמודת "תאריך עסקה", והשניים מתחלפים בלחיצה אחת.

עסקה שעדיין לא נקלטה — יש לה סכום ועדיין אין לה מועד חיוב — לא תיכנס מהדף הזה, כי הכסף עוד לא יצא. היא תיכנס פעם אחת מדף החיוב הבא, שבו כבר יופיע לה מועד.

ברשימה יש גם קבוצה נפרדת בשם עמודות דף חיוב של כרטיס אשראי, עם סכום חיוב בפועל ותאריך חיוב. סכום חיוב בפועל הוא ההבדל שמורגש בקנייה בתשלומים: היא נכנסת לפי מה שבאמת נגבה — כל תשלום חודשי כתנועה נפרדת, בסכום החיוב — ולא במחיר המלא. כך גם העלאה של כמה דפי חיוב, שכל אחד מהם מפרט את אותה קנייה שוב, לא מכפילה אותה.

אם בקובץ כבר יש עמודת קטגוריה — למשל בייצוא מאפליקציית תזרים, או בקובץ שמילאתם בעצמכם — היא מזוהה לבד, ובשורת הקובץ מופיע הסימון קטגוריה בקובץ (או קטגוריה ותת קטגוריה בקובץ). כשהכותרת שלה חריגה ולא זוהתה, אפשר לפתוח את שורת הקובץ ולבחור לה קטגוריה ברשימת הסוגים. כך הסיווג שכבר עשיתם נשמר, במקום למלא אותו שוב.

מתחת לרשימת הקבצים כתוב כמה תנועות נמצאו עם המיפוי הנוכחי — וזה הרגע לבדוק את המספר מול מה שאתם יודעים על הקובץ. אם שני קבצים שבחרתם מכילים את אותן תנועות (למשל אותו דוח שהורד פעמיים), המסך אומר את זה, והן לא ייספרו פעמיים. כשהכול נראה תקין לוחצים אישור והמשך · N תנועות.

שלב 3 — סיווג תנועות

זה המסך המרכזי של האשף. מעל הטבלה יש לוח "מה הקובץ מכסה" — ריבוע לכל חודש ומספר התנועות בו — ומתחתיו שורת המונים: N סווגו אוטומטית · N דורשות סיווג ידני · N סך הכל, ולידה "נשמר 12:34" — באפליקציה הסיווגים נשמרים לטיוטה תוך כדי, כך שאפשר לצאת ולחזור. בייבוא מתוך צעד בפורטל אין טיוטה: המסך אומר זאת במפורש, ויציאה או רענון מאבדים את הסיווג ומבקשים העלאה מחדש.

לצד המונים יש שבבי סינון: לסיווג · N (מה שעדיין חסר לו קטגוריה או סעיף — הנקודה להתחיל ממנה), סווגו · N, הכל · N, ולפעמים גם סעיף שהוצע · N (שורות שהקטגוריה שלהן נכונה והסעיף הושלם על ידי המערכת — כדאי לעבור עליהן) והוחרגו · N (ראו למטה). חיפוש מסנן לפי טקסט בתיאור, וסווג עם AI מריץ סיווג אוטומטי על מה שעדיין לא סווג.

רצועת הסטטוס — הודעה אחת בכל רגע

מעל הטבלה מופיעה רצועה אחת שאומרת מה קורה עכשיו, בצבע שמתאים לה — ותמיד הודעה אחת בלבד. מה שאפשר לראות בה:

מה יש בטבלה

לכל שורה: תיבת סימון, תאריך, תיאור, קטגוריה, סעיף תקציב וסכום. שתי הרשימות הנפתחות פתוחות תמיד לתיקון — גם בשורה שהמערכת כבר סיווגה. ליד התיאור של תנועה שסווגה אוטומטית מופיעה תווית שאומרת מאיפה זה הגיע: AI, זיכרון (סיווג שנלמד מייבוא קודם) או מהקובץ. סיווג שתיקנתם ידנית מאבד את התווית — הוא שלכם.

• תיבת הסימון קובעת מה ייובא. כולן מסומנות מראש, חוץ משורות שהמערכת מזהה כרישום טכני — חיוב מרוכז של כרטיס אשראי (הכסף כבר נספר בפירוט הכרטיס) או העברה בין חשבונות של אותו לקוח. הן נכנסות לא מסומנות, עם התווית "לא נספר · חיוב מרוכז של כרטיס אשראי"; סימון התיבה מחזיר שורה, ו"בחר הכל" בכותרת הטבלה לא מחזיר אותן.
• קטגוריה בלי סעיפים משאירה את השורה אדומה עד שבוחרים סעיף קיים או מקלידים סעיף חדש. המערכת לא ממציאה סעיף במקומכם.
• תנועות זהות: כשמסווגים תנועה שיש לה עוד תנועות עם אותו תיאור בדיוק, מופיעה מתחת לשורה ההצעה "נמצאו עוד N תנועות עם התיאור הזה" עם החל על הכל / התעלם.
• פיצול: כפתור הפיצול בשורה מחלק תנועה אחת לכמה קטגוריות; השורה מקבלת את התווית מפוצל.

בשורת התחתית כתוב כמה מהמסומנות כבר שלמות וכמה יש להשלים — ומה בדיוק חסר להן. לידה: להשלמת החסרות (N) (קופץ לתנועה הראשונה שחסר לה משהו, ולחיצה נוספת אחרי שמשלימים אותה מובילה לבאה), הורדת N החסרות מהסימון (מייבאים בינתיים את המסווגות, והשאר מחכות בטיוטה) ודיווח לתמיכה. כשהכול שלם, המשך לסיכום (N) מוביל לשלב הבא.

איך מתקנים, מחילים על כמה תנועות יחד, ואיך הזיכרון לומד — במדריך איך בודקים ומתקנים את הסיווג של ה-AI?. לצד הטבלה מופיע גם כרטיס "תובנות AI" — כפילויות, חריגות והזדמנויות חיסכון — ראו תובנות הייבוא.

שלב 4 — סיכום וייבוא

מסך אישור אחרון: כמה תנועות ייובאו, החלוקה בין הכנסות להוצאות, ולאילו חודשים הן ייכנסו. לחיצה על יבוא N תנועות מסיימת.

בסיום מופיע "הייבוא הושלם" עם ארבעה כרטיסים: תנועות יובאו, הכנסות, הוצאות וזיכרון — כמה בתי עסק נלמדו בייבוא הזה, ובייבוא הבא יסווגו לבד (בייבוא מתוך צעד בפורטל יש שלושה כרטיסים — שם אין זיכרון). אם משהו לא נכנס, מופיעה גם הרשימה "שורות שלא נוספו לתקציב" עם הסיבה לכל קבוצה (סכום 0 או תאריך לא תקין, שורות בלי שיוך לסעיף, שורות שכבר היו במערכת). הסיכום נשאר על המסך עד שממשיכים.

אם הורדתם מהסימון תנועות — למשל כי עוד לא היה להן סעיף — מופיעה גם "N תנועות נשארו מחוץ לתקציב ונשמרו להמשך", עם כמה מהן בלי סעיף וכמה מסווגות ועוד לא יובאו. להשלים אותן עכשיו (בדיווח שוטף) פותח רק אותן לסיווג, ולא צריך אותן — סגירה מוחק אותן אחרי אישור. כל עוד לא החלטתם, הן מחכות בשורה "יש קובץ שיובא חלקית" במסך התקציב.

הכפתור בסוף תלוי במסלול: בדיווח שוטף פתיחת התקציב, ובשיקוף המשך לשיקוף — לשלב החמישי.

בעיות נפוצות

אפשר להעלות רק קובץ אחד בכל פעם? לא. בחלון בחירת הקבצים אפשר לסמן כמה קבצים יחד (Ctrl+A לבחירת הכול, או לחיצה על הראשון ואז Shift או Ctrl על השאר), או פשוט לגרור את כולם יחד לאזור ההעלאה. משם הם ממשיכים יחד בכל שאר השלבים.

השורה נשארת אדומה למרות שבחרתי קטגוריה חסר לה סעיף — בקטגוריה הזו אין עדיין סעיפים. פתחו את רשימת סעיף תקציב ובחרו סעיף חדש, והקלידו שם. שורת התחתית אומרת בדיוק מה חסר.

שורת חיוב הכרטיס לא מסומנת זה מכוון: הכסף שלה כבר נספר בפירוט הכרטיס, ולספור אותו פעמיים היה מנפח את ההוצאות. אם בכל זאת רוצים אותה — סמנו את התיבה.

יצאתי באמצע הסיווג בפורטל, והכול נעלם בפורטל אין טיוטה — מה שסווג נשמר רק כשמסיימים את הייבוא. העלו את הקבצים שוב וסיימו בישיבה אחת. באפליקציה זה לא קורה: הטיוטה נשמרת לבד תוך כדי.

חלק מהתנועות בפירוט האשראי חסרות כנראה יש בקובץ יותר מטבלה אחת, ורק אחת מהן נבחרה. חזרו לשלב מיפוי העמודות, פתחו את שורת הקובץ וסמנו את שאר הטבלאות.

קנייה בתשלומים לא מופיעה בחודש שבו קניתם זה מכוון: עסקת תשלומים נכנסת לפי החיובים בפועל — כל תשלום בחודש שבו נגבה, בסכום החודשי ולא במחיר הקנייה המלא. סך כל התשלומים יחד הוא מחיר הקנייה.

הקובץ לא נקלט או שמוצגת שגיאה ודאו שהפורמט הוא CSV, XLS או XLSX, ושגודל הקובץ אינו עולה על 10MB. קובצי PDF אינם נתמכים — בדרך כלל יש באתר הבנק גם אפשרות הורדה כ-Excel.

כל ההוצאות נכנסו לקטגוריה אחת ייתכן שעמודת התיאור מופתה לעמודה לא נכונה. חזרו לשלב מיפוי העמודות ובדקו מול התצוגה המקדימה.

רוצים לבטל ייבוא שכבר בוצע בתפריט הצד לחצו על תקציב, סננו לפי תאריכי הייבוא, ובחרו את התנועות למחיקה.

מה הלאה?

• איך בודקים ומתקנים את הסיווג של ה-AI?
• שיקוף — לבנות תקציב לפי מה שבאמת הוצאתם
• תובנות הייבוא — כפילויות, חריגות והזדמנויות חיסכון
• איך יוצרים תקציב חודשי?